Case Escola/ONG: Associação pela Família
A Associação Pela Família (ASPF), é entidade de direito privado, sem fins lucrativos e de caráter beneficente, formada por pessoas que acreditam na educação como elemento fundamental para a criação de um mundo justo, pacífico e solidário.
A estrutura da ASPF conta com duas escolas e dois centros de convivência, onde são desenvolvidas atividades educacionais e socioassistenciais. Na Escola Nossa Senhora das Graças-Gracinha, estudam alunos pagantes e bolsistas, já na Escola Colibri, o atendimento é predominantemente gratuito. Os Centros de Convivência Clarisse e Gracinha, dedicam-se a crianças e adolescentes em situação de vulnerabilidade e risco social.
Desafio 1: Controle de Estoque
Inexistia controle de estoque sistematizado e os pedidos de materiais eram realizados de diversas formas, com gestão através do Excel. Era essencial à ASPF aprimorar os seus processos de controle, coletando informações com mais celeridade, padronização, redução de esforço dos envolvidos (para dedicarem mais tempo a outras atividades ou contribuírem em outras áreas) e ganho na capacidade de informar, com precisão e rapidez, dados relativos a volumes e valores (amparados por uma sistemática que viabilizasse o acompanhamento das demandas, desde a requisição, cotações, até o recebimento dos materiais).
Solução CIGS
Com a implantação do CIGS ERP, todo o fluxo de suprimentos foi informatizado, desde a requisição de material, cotação, pedido de compra e o processamento individualizado por material durante o recebimento, totalmente integrado ao Financeiro e à Contabilidade, sem demandar mão de obra adicional destas áreas.
A integração total do CIGS ERP, propiciou um ganho exponencial na eficiência de gestão dos estoques, por conta da combinação das funcionalidades Empenho Automático do Estoque Disponível (EAED) e a Definição Online de Eventuais Volumes a Comprar (DOEV), o que garantiu o atendimento das demandas nos prazos necessários.
Resultados e Ganhos Obtidos
A automação e padronização dos processos, garantiu, entre outros ganhos, a otimização do nosso espaço físico, nos levando a priorizar o necessário, o que resultou em economia financeira, um dos pilares do projeto.
“O controle efetivo do estoque trouxe uma expressiva redução de custo e tornou a gestão mais eficiente, com qualidade e transparência.”
Emerson Visentainer – Supervisor Administrativo
Desafio 2: Estruturação de Vendas Online com Integração Sistêmica Total
Na Escola Nossa Senhora das Graças são oferecidos cursos extracurriculares como parte da proposta pedagógica e com o objetivo de garantir a comodidade e segurança das famílias, os materiais de apoio podem ser adquiridos diretamente na escola, no início do período letivo. Esta prática, no entanto, contribuía para aglomerar pessoas nas dependências da secretaria escolar, ocasionando, por vezes, desconforto e morosidade no atendimento dos responsáveis pelos alunos.
Além do fluxo de pessoas, as compras presenciais originavam considerável montante de recebíveis em espécie e cheques, o que por sua vez, ocasionavam deslocamentos frequentes a instituições financeiras e a inadimplência proveniente dos cheques, sem contar, a necessidade de pelo menos um profissional dedicado a essa atividade.
Solução CIGS
A implantação do CIGS ERP, integrado a uma plataforma de vendas online, reduziu consideravelmente o volume de trabalho da Secretaria, do Financeiro e da Contabilidade.
Com a facilidade de contratar serviços e comprar itens de apoio pedagógico diretamente no site da escola, o CIGS ERP passou a gerar automaticamente o contrato e os respectivos registros financeiros e contábeis, assim como demais relatórios imprescindíveis para a gestão dos alunos, por parte da escola, em seus diferentes cursos.
Resultados e Ganhos Obtidos
As vendas passaram a ser processadas antes da entrega física do material de apoio, propiciando previsibilidade total, para a gestão da escola, quanto aos volumes de materiais necessários, o que antes não ocorria. Além disso, os pagamentos passaram a ser realizados exclusivamente nas opções disponibilizadas no site, o que eliminou o custo e o recebimento de valores em espécie e cheques na unidade.
Através da funcionalidade CIGS de vendas online, os pedidos de venda passaram a empenhar automaticamente os itens em estoque e os respectivos registros financeiros e contábeis foram automatizados, o que proporcionou a eliminação de retrabalhos, a redução significativa do custo da operação e acelerou, com segurança, o atendimento às famílias.
“Houve a otimização de recursos humanos para a realização do processo, além de eliminação da inadimplência, uma vez que o pagamento é realizado predominantemente via cartão de crédito. As compras passaram a ser realizadas totalmente online, proporcionando mais agilidade, segurança e comodidade para as famílias.”
Emerson Visentainer – Supervisor Administrativo