Case Escola/ONG: Associação pela Família

A Associação Pela Família (ASPF), é entidade de direito privado, sem fins lucrativos e de caráter beneficente, formada por pessoas que acreditam na educação como elemento fundamental para a criação de um mundo justo, pacífico e solidário.

A estrutura educacional conta com duas escolas e dois centros de convivência onde são desenvolvidas atividades educacionais e socioassistenciais. Na Escola Nossa Senhora das Graças-Gracinha, estudam alunos pagantes e bolsistas, já na Escola Colibri, o atendimento é predominantemente gratuito. Os Centros de Convivência Clarisse e Gracinha, dedicam-se a crianças e adolescentes em situação de vulnerabilidade e risco social.

Desafio 1: Controle de Estoque

Inexistia controle de estoque sistematizado e os pedidos de materiais eram realizados de diversas formas, com gestão através do Excel. Era essencial a ASPF aprimorar os seus processos de controle, coletando informações com mais rapidez, padronização, redução de esforço dos envolvidos (que passaram a dedicar mais tempo a outras atividades) e ganho na capacidade de informar, com precisão e rapidez, dados relativos aos volumes e valores dos itens, amparados por uma sistemática que viabilizasse o acompanhamento das demandas, desde a requisição, passando pelas cotações, até o recebimento dos materiais.

Solução CIGS

Com a implantação do Cigs ERP, foi informatizado todo o fluxo de suprimentos, desde a requisição de material, cotação, pedido de compra e o processamento individualizado por material no recebimento, totalmente integrado ao Financeiro e à Contabilidade, sem demandar mão de obra adicional destas áreas.

A integração total do Cigs ERP propiciou um ganho exponencial na eficiência de gestão dos estoques por conta da combinação das funcionalidades Empenho Automático do Estoque Disponível e a Definição Online de Eventuais Volumes a Comprar, o que garantiu o atendimento das demandas nos prazos necessários.

Resultados e Ganhos Obtidos

A automatização e padronização dos processos possibilitou a otimização do espaço, priorizando o necessário, resultando em economia financeira, que era um dos principais objetivos do projeto.

O controle efetivo do estoque trouxe uma expressiva redução de custo, tornou a operacionalização do processo mais eficiente, com qualidade e transparência para o usuário final.

 

Emerson Visentainer – Supervisor Administrativo

 

 

 

Desafio 2: Vendas Online

Na Escola Nossa Senhora das Graças são oferecidos cursos extracurriculares e os estudos do meio, que são parte da proposta pedagógica. Adicionalmente, visando maior comodidade para as famílias dos alunos, materiais de apoio pedagógico podem ser adquiridos diretamente da escola, no início do período letivo. Esses serviços e facilidades provocavam um grande fluxo de pessoas nas dependências da secretaria escolar.

Além do fluxo de pessoas, os pedidos que eram realizados presencialmente resultavam em alto volume de recebimento em espécie e cheques, o que gerava considerável inadimplência.

Para a operacionalização desse processo era necessário um profissional dedicado a essa atividade.

Solução CIGS

A implantação do Cigs ERP, integrado a uma plataforma de vendas online, informatizou o processo e reduziu consideravelmente o volume de trabalho da Secretaria, do Financeiro e da Contabilidade.

Com a facilidade de contratar serviços e comprar itens de apoio pedagógico diretamente no site da escola, o Cigs ERP passou a gerar automaticamente o contrato e respectivos registros financeiros e contábeis, bem como outros relatórios para controle dos alunos nos respectivos cursos.

Resultados e Ganhos Obtidos

As vendas passaram a ser processadas antes da entrega física, propiciando previsibilidade total dos volumes de materiais necessários, o que antes não ocorria.

Os pagamentos passaram a ser feitos exclusivamente nas opções disponibilizadas no site, eliminando o custo e o recebimento de valores em espécie e cheques na unidade.

Com a funcionalidade de vendas online, os pedidos de venda passaram a empenhar automaticamente os itens em estoque e os respectivos registros financeiros e contábeis foram automatizados, eliminando retrabalhos.

Com esta solução, a ASPF reduziu significativamente o custo da operação, agilizou e melhorou o atendimento às famílias.

“Houve otimização de recursos humanos para realização do processo, além de eliminação da inadimplência, uma vez que o pagamento é realizado predominantemente via cartão de crédito. As compras passaram a ser realizadas totalmente online, proporcionando mais agilidade, segurança e comodidade para as famílias.”

Emerson Visentainer – Supervisor Administrativo